'ई-ऑफीस' मुळे महाराष्ट्रातील ऑफिस होणार 'पेपरलेस ऑफिस'.

'पेपरलेस ऑफीस' ही संकल्पना संभ्रमित करणारी होती. परंतू राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्राने विकसित केलेल्या 'ई-ऑफीस' या संगणक प्रणालीमुळे कार्यालयास पेपरमुक्त होण्याची ग्वाही मिळाली आहे.

सरकारी कामकाजात कागद आणि संचिका (फाईलचे) अनन्यसाधारण महत्व आहे. परंपरागत पद्धतीने सरकारी यंत्रणेत सर्व माहिती लेखी स्वरूपात जतन केली जाते. प्रशासनात विविध ई-गव्हर्नन्स प्रकल्पांची अंमलबजावणी होऊनसुद्धा लेखी स्वरूपातील माहितीचे तेवढेच महत्व आहे.


शासनाच्या विविध विभागात संगणक प्रणालीचा वापर होऊनसुद्धा अनेक जुन्या-नव्या संचिका कागदाच्या स्वरूपात जतन करण्यात येतात. नैसर्गिक कारणाने जुन्या महत्वाच्या संचिका जीर्ण होत असल्याने त्यांचे जतन करणे कठीण काम होत आहे, तसेच अपघाताने अभिलेख कक्षातील संचिका नष्ट झाल्यास त्या परत मिळवणे अशक्य काम आहे. या व्यतिरिक्त चालू प्रकरणांच्या बाबतीत परंपरागत पद्धतीत त्या संचिका एका पेक्षा जास्त डेस्कवरून प्रवास करत असतात. प्रत्येकवेळी संचिका सादर करतांना/ पुढे पाठवतांना विविध कर्मचारी आणि अधिकारी यांच्याकडून प्रत्येक संचिका प्रत्यक्ष हाताळली जाते आणि त्याचा खऱ्याअर्थाने प्रवास होतो. या प्रवासात विविध टप्प्यावर संचिका गहाळ होण्याचा संभव असतो तसेच एका टप्प्यावरून दुसऱ्या टप्प्यावर जाताना (कार्यालयाअंतर्गत आणि कार्यालयाबाहेर) वेळ लागतो. बाहेर जाणाऱ्या आणि कार्यालयात येणाऱ्या संचिकांचा ताळमेळ बसवणे किचकट काम असते. प्रशासनात ई-मेल आणि स्कॅनिंग अशा इलेक्ट्रॉनिक्स माध्यमांचा वापर करून कागदाला पर्यायी व्यवस्था निर्माण झाली तरीही प्रत्यक्ष एखाद्या प्रस्तावाला मंजुरी देताना किंवा एखाद्या प्रमाणपत्रावर सही करतांना मात्र कागदाशिवाय पर्याय नसतो. 

अशा परिस्थितीत 'पेपरलेस ऑफीस' ही संकल्पना केवळ संभ्रमित करणारी होती. परंतू राष्ट्रीय सूचना विज्ञान केंद्राने विकसित केलेल्या 'ई-ऑफीस' या संगणक प्रणालीमुळे कार्यालयास पेपरमुक्त होण्याची ग्वाही मिळाली आहे. या प्रणालीच्या वापरात कोणतीही कागदी संचिका तयार होत नाही तसेच प्रत्येक संचिकेचा प्रवास डिजिटल यंत्रणेच्या माध्यमातूनच होतो. किंबहुना या प्रणालीतून तयार होणाऱ्या संचिका, विविध प्रमाणपत्रे, दाखले आणि परवाने स्वाक्षरीत करण्यासाठी डिजीटल सिग्नेचरचा वापर करण्यात येतो. ज्या विभागात जुन्या संचिका असतील त्या स्कॅन करून याप्रणालीत जोडता येतात. ई-ऑफीस ह्या वेब-बेस्ड प्रणालीतील सर्व डाटा राष्ट्रीय डाटा सेंटर (एनडीसी) वर प्रस्थापित केला असून ह्या प्रणालीने सायबर सुरक्षा परीक्षण (सायबर सेक्युरीटी ऑडीट) पूर्ण केले आहे. तसेच GIGW आणि WCAG 2.0 या दोन्ही तांत्रिक पात्रता पूर्ण केल्या आहेत.

'ई-ऑफीस' या प्रणालीत एखाद्या कार्यालयाच्या कार्यपद्धतीस अनुसरून सात भिन्न प्रणाली विकसित केल्या आहेत. ई-फाईल या प्रणालीत परंपरागत संचिकांची कार्यपद्धती ईलेक्ट्रॉनिक माध्यमातून करण्यासाठी तर 'केएमएस' या प्रणालीद्वारे विविध शासन निर्णय, धोरणे, फॉर्मस्, अधिनियम व नियम परिपत्रके, मार्गदर्शक तत्त्वे आणि मानदंड अशा माहितीचे एकत्रीकरण, साठवण आणि शोधण्यासाठी अद्ययावत तंत्रज्ञान वापरण्यात आलेले आहे. विविध विभागांना आपसात माहिती आणि संदेश देवाण-घेवाण करण्यासाठी सीएएमएस (Collaboration and Messaging Services) प्रणाली विकसित केलीय तर 'ई-लीव' आणि 'ई-टूर' या प्रणालीत रजा आणि दौऱ्याबाबतीत सर्व प्रशासकीय बाबी संगणकीकृत करण्यात आलेल्या आहेत. पीआयएमएस (Personnel Information Management System) प्रणालीत सेवापुस्तिकांच्या संदर्भातील सर्व प्रशासकीय बाबींची नोंद ठेवण्यात आली आहे. 

महाराष्ट्र शासनाने सर्व सरकारी कार्यालयांना 'ई-ऑफीस' या प्रणालीचा वापर करणे बंधनकारक करण्याचा निर्णय घेतल्यानंतर राज्याचे अर्थ खाते, नियोजन विभाग, सामान्य प्रशासन विभागासह शासनाच्या अनेक विभागांनी या प्रणालीची अंमलबजावणी केलेली असून मंत्रालयातील अनेक विभागांव्यतिरिक्त आयुक्त, राष्ट्रीय ग्रामीण आरोग्य अभियान, महाराष्ट्र राज्य यांचे कार्यालय आणि सिंधुदुर्ग जिल्हाधिकारी कर्यालयाने 'ई-ऑफीस' प्रणालीची प्रभावीपणे अंमलबजावणी केलेली आहे. 

'ई-ऑफीस' प्रणालीची अंमलबजावणी करण्यापूर्वी या कार्यालयात कार्यरत अधिकारी/ कर्मचारी यांच्या संख्येनुसार संगणक, स्कॅनर आणि प्रिंटर यांची पुर्तता करण्यात आल्यानंतर सर्व संगणकांची जोडणी लोकल एरीया नेटवर्क द्वारे करण्यात आली. सर्व संगणकावर निकनेट (NICNET) द्वारे इंटरनेट जोडणी करून सर्व अधिकारी/ कर्मचारी यांचे एनआयसी ई-मेल बनविण्यात आले तसेच सर्वांच्या डिजीटल सिग्नेचर प्राप्त करून घेण्यात आल्या. 'ई-ऑफीस' प्रकल्पासाठी ही पुर्व तयारी अत्यावश्यक आहे. त्याच बरोबर प्रत्येक कर्मचाऱ्याची संपुर्ण माहिती एम्प्लॉईज मास्टर डीटेल्स (ईएमडी) नमुन्यात या प्रणालीत नोंदविणे आवश्यक असते.

प्रत्येक विभागाच्या कार्यपद्धतीप्रमाणे त्या विभागातील सर्व कामासाठीच्या मानक कार्यकारी प्रक्रिया (SOP : standard operating procedure) स्पष्टपणे नमुद करून प्रत्येक विभागाची रचना आणि त्यात प्रत्येक कर्मचाऱ्याची जबाबदारी आणि कर्तव्य निश्चित करण्यात आली. विविध संचिका/ टिप्पणी/ पत्र यांचे नमुना मसुदे निश्चित करून प्रत्येक कर्मचाऱ्याचे कार्य विवरण नेमून देण्यात आले. त्याआधारे 'ई-फाईल' प्रणालीअंतर्गत आवक-जावक विभागापासून ते अभिलेख कक्षापर्यंत प्रत्येक टप्प्यावरील विविध कार्यपद्धती आणि मर्यादा स्पष्ट करून संचिकेचा मार्ग निश्चित करण्यात आला. त्या ठराविक मार्गानेच फाईल पुढे जाते आणि प्रत्येक टप्प्यावर त्या संचिकेची नोंद संगणक प्रणालीत होते. प्रत्येक संचिकेस विशिष्ट सांकेतांक दिल्याने त्यानुसार संचिकेचा शोध घेऊन सद्यस्थितीत ती संचिका कोणत्या डेस्क वा अधिकाऱ्याकडे आहे, तसेच त्याच्याकडे ती केव्हापासून प्रलंबित आहे, याचीही माहिती या प्रणालीतून उपलब्ध होते. 

या प्रणालीच्या पहिल्या टप्प्यात कार्यालयातील आवक शाखेत प्रत्यक्ष दाखल होणारा टपाल स्कॅन केला जातो व त्यानंतर सदर पत्राची नोंद या प्रणालीत केली जाते. या प्रणालीत नोंद करतांना संबंधित पत्राची स्कॅन केलेली फाईल त्या पत्राशी इलेक्ट्रॉनिकली जोडली जाऊन त्या पत्रास एक संगणकीकृत सांकेतांक (डायरी नंबर) दिल्या जातो. त्या कागदाचे भौतिक अस्तित्व या ठिकाणी संपते आणि तो इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात पुढे वाटचाल करतो. या विभागाला सेंट्रल रजिस्ट्रेशन युनिट (सीआरयु) असे संबोधण्यात येते. सीआरयु मध्ये नोंद झाल्यानंतर ते पत्र इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात संबंधित विभागाच्या नोंदणी कक्षात पाठवले जाते जेथे त्या विभागाच्या कार्यपद्धतीनुसार त्या पत्रावर कार्यवाही करण्यास संबंधित लिपिकाच्या डेस्ककडे पाठवले जाते त्यामुळे ते पत्र गहाळ गहाळ होण्याची शक्यता उरलेली नाही. 

विभागप्रमुखाकडून एखादे पत्र चिन्हांकीत करून शेऱ्यासह संबंधित लिपिकाकडे इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात प्राप्त झाल्यानंतर त्या पत्रावर विभागाच्या कार्यपद्धतीने कार्यवाही केली जाते, ज्याद्वारे एखाद्या जुन्या संचिकेत हे पत्र समाविष्ट होते किंवा एखाद्या नविन संचिकेची निर्मिती होते. जुन्या अस्तित्वात असलेल्या संचिकांचा क्रमांक कायम ठेवून त्या संचिकांवर यापुढील कार्यवाही नविन पद्धतीप्रमाणे करण्याची सोय या प्रणालीत आहे. या प्रकारात जुन्या संचिकेचा सीआर क्रमांक आणि त्याचे संदर्भ कायम ठेवण्यात येतात. नविन निर्माण होणाऱ्या सर्व संचिका पुर्णत: इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात तयार करण्यात येतात. 

पत्रावर कार्यवाही करतांना लिपिकास टिप्पणी मसुदा नोंदविता येतो तो मसुदा कच्चा मजकूर म्हणून तयार करता येतो त्यात दुरुस्ती करून अंतिम मसुदा तयार करता येतो. एकदा एखाद्या टिप्पणीचा अंतिम मसुदा तयार झाल्यानंतर त्यात करण्यात येणाऱ्या प्रत्येक बदलाची नोंद या प्रणालीत दिनांक आणि वेळ निहाय ठेवली जाते. त्याच पद्धतीने आवश्यक असल्यास या टिप्पणीसोबत इतर मसुदा आणि पत्राचा मसुदासुद्धा जोडण्यात येतो. 

टिप्पणी, मसुदा आणि पत्राचा नमुना या सहित ही संचिका वरिष्ठास सादर केली जाते, लिपीकाने केलेल्या कार्यवाही नुसार वरिष्ठांकडून त्या संचिकेवर अधिक शेरा आणि टिप्पणी लिहिल्या जातात आणि ती संचिका परत लिपिकाकडे किंवा वरिष्ठाकडे सादर होते. प्रत्येक टप्प्यावर संचिकेसोबत स्कॅन स्वरूपात जोडलेले कागदपत्र एका क्लिकच्या सहाय्याने संबंधितास पाहता येतात. तसेच प्रत्येक स्तरावर आवश्यक असल्यास अधिक कागदपत्रे स्कॅन स्वरूपात या संचिकेस जोडता येतात. 

प्रत्येक वापरकर्त्याची या प्रणालीत प्रवेश करतांना डिजीटल सिग्नेचर वापरून सत्यता पडताळणी करण्यात येते. त्यामुळे अनधिकृत वापरकर्त्यास प्रतिबंध होतो. प्रत्येक टिप्पणी पुढे पाठवतांना वेळ आणि दिनांक (टाईम स्टॅम्प) नोंदविला जातो. अधिकाऱ्याने इतर विभागास द्यावयाच्या पत्राचे प्रारूप मान्य केल्यास 'ई-ऑफीस' वापरणाऱ्या अन्य कोणत्याही कार्यालयास इलेक्ट्रॉनिक स्वरूपात पाठविता येते तथापि 'ई-ऑफीस' प्रणाली न वापरणाऱ्या कार्यालयांसाठी त्या पत्राचे प्रिंट काढण्याची व्यवस्था आहे. या प्रणालीतून तयार झालेल्या पत्रात 'डिजीटली साईन्ड' असा उल्लेख असल्यामुळे अधिकाऱ्याने परत स्वाक्षरी करावयाची आवश्यकता नाही.

राष्ट्रीय ग्रामीण आरोग्य अभियान (महाराष्ट्र राज्य) आयुक्त कार्यालयाने १/११/२०१२ पासून या प्रणालीची अंमलबजावणी सुरु केली असून १५/०७/२०१३ पर्यंत ५३६ ई-ऑफीस वापरकर्त्यांच्या सहाय्याने २२,४४८ संचिका बनविल्या आहेत तर ९८,७३२ पत्रांची नोंद घेऊन त्यांना पोचपावती देण्यात आली आहे. या विभागाचे मुंबई आणि पुणे स्थित कार्यालये ई-ऑफीसच्या माध्यमातून जोडली गेली असून या प्रणालीच्या संकेत स्थळाचा पत्ता http://nrhm.eoffice.gov.in असा आहे. 

देशातील पहिले पेपरलेस जिल्हाधिकारी कार्यालय होण्याचा मान सिंधुदुर्ग जिल्हाधिकारी कार्यालयाला मिळाला असून २४/१२/२०१२ पासून 'ई-ऑफीस' प्रणालीची अंमलबजावणी सुरु करून अवघ्या सात महिन्यात २५,००० संचिका बनविल्या आहेत. तर ७०,००० पत्रांची नोंद घेऊन त्यांना पोचपावती देण्यात आली आहे. जिल्हाधिकारी कार्यालयात विविध विभागांतर्फे हाताळण्यात येणाऱ्या सुमारे २३०० विषयांचे कार्य विवरण स्पष्ट करून त्यांची विभागवार आखणी करून संचिका प्रवासाचा आराखडा निश्चित करण्यात आला.

ई-ऑफीस च्या अंमलबजावणीमुळे सर्व संचिका आता शिपाई, लिपिक यांच्यामार्फत न जाता ती थेट संबंधित निर्णय घेणाऱ्या अधिकाऱ्याच्याच डेस्कटॉपवर धडकतात आणि संचिकांचा निपटारा संबंधीत अधिकाऱ्यास केवळ इंटरनेट व आपली डिजीटल सिग्नेचर घेऊन कुठेही बसून करता येतो. 'पेपरलेस ऑफीस' ही संकल्पना प्रत्यक्षात उतरली असून कार्यालयात आता 'कागदी घोडे नाचविण्या'सारखा वाक्प्रचार इतिहासजमा झालेला आहे. 

Source- महाराष्ट्र न्यूज.